E-Rechnungspflicht: Mit LINA auf der sicheren Seite
Die E-Rechnung ist inzwischen im Geschäftsalltag angekommen – auch in der Gastronomie. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Aktuell befinden sich viele Unternehmen noch in einer Übergangsphase. Ab dem 1. Januar 2027 kommt nun der nächste wichtige Schritt: Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz endet die Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen. Bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen müssen sie ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen.
Zeit für ein Update: Was galt bisher, was ändert sich 2027 und was bedeutet das konkret für die Gastronomie?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung als PDF. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format, sodass Systeme sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten können.
Bekannte Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.
Was gilt ab 2027?
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise.
Ab 1. Januar 2027:
Für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsregelung für die Ausstellung. Bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen müssen sie E-Rechnungen ausstellen. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro können die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen.
Ab 1. Januar 2028:
Die E-Rechnung ist bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, beispielsweise:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
Was bedeutet das für die Gastronomie?
Ob Firmenfeier, Catering oder größere Veranstaltung – auch in der Gastronomie werden regelmäßig Rechnungen an Unternehmen gestellt. Überschreitet ein Betrieb die Umsatzgrenze von 800.000 Euro, muss er sich ab 2027 bei entsprechenden B2B-Umsätzen auf die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen einstellen.
Aber auch kleinere Betriebe sollten das Thema nicht aufschieben. Denn E-Rechnungen müssen bereits seit 2025 empfangen werden können. Sie können zum Beispiel von Getränkelieferanten, Lebensmittelgroßhändlern, Reinigungsunternehmen oder Energieversorgern kommen.
Die E-Rechnung betrifft damit verschiedene Bereiche des Gastro-Alltags: vom Rechnungseingang über die Rechnungserstellung bis zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Was solltest du jetzt prüfen?
- Kann dein System E-Rechnungen empfangen?
- Kannst du E-Rechnungen z. B. als ZUGFeRD erstellen?
- Wie werden eingehende Rechnungen gespeichert und weiterverarbeitet?
- Sind Kasse, Belege und Buchhaltung sinnvoll aufeinander abgestimmt?
- Sind deine Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen vertraut?
- Ist deine Software für die kommenden Anforderungen vorbereitet?
Wer diese Fragen frühzeitig klärt, kann die Umstellung entspannt angehen und ist für die nächsten Schritte der E-Rechnung gut vorbereitet.
E-Rechnungen einfach gemacht mit LINA
LINA unterstützt dich dabei, E-Rechnungen direkt in deine digitalen Finanzprozesse zu integrieren. Eingehende E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung können über das Belegarchiv verarbeitet und für die weitere Buchhaltung bereitgestellt werden.
Auch Rechnungen, die über LINA POS erstellt werden, können als ZUGFeRD-Rechnungen ausgegeben werden. Gleiches gilt für Rechnungen aus der LINA eBon-Lösung.
Mit LINA Finance werden Belege, Kassenbuch und Finanzdaten zentral gebündelt und mit Kasse und Buchhaltung verbunden. So wird die E-Rechnung nicht zu einer zusätzlichen Insellösung, sondern Teil deiner bestehenden digitalen Abläufe.
Fazit
Fit für 2027?
Die E-Rechnung kommt nicht erst 2028 – für viele Unternehmen wird sie bereits 2027 konkret. Wer seine Prozesse frühzeitig vorbereitet, kann die Umstellung Schritt für Schritt angehen und gleichzeitig von digitalen, effizienteren Abläufen profitieren.
Solltest du noch Fragen haben, sind wir jederzeit für dich da.
